ERP On-premise o Cloud? Scopri quale è il migliore

28/04/2021
Quando un’azienda si affida a un Gestionale ERP, uno dei fattori più critici è quale soluzione scegliere tra On-premise e Cloud. Ecco i vantaggi e gli svantaggi di entrambe le possibilità.
  • Nelle dinamiche aziendali, di realtà più o meno strutturate, non può mancare l’ERP, o come viene spesso chiamato in Italia, il Gestionale Aziendale. Ma che cosa è un ERP?

    Un ERP (Enterprise Resource Planning) è un software che permette di gestire ed orchestrare tutte le operazioni aziendali attraverso un’unica fonte dati. Vuol dire che i processi di acquisto, amministrazione, gestione delle risorse umane, la produzione, etc, passano sotto la lente di questo sistema per essere controllati e gestiti. In altre parole, l’obiettivo di un ERP è quello di diventare il punto di contatto tra l’azienda e chi la gestisce, rendendo il compito molto più semplice e soprattutto automatizzato.

    Quando un’azienda decide di gestire i propri processi attraverso un Software Gestionale, uno dei fattori critici è la scelta tra soluzioni On-premise e Cloud.

    Si sa, ormai, che al giorno d’oggi non è necessario installare ogni programma sul proprio computer. Molte applicazioni sono disponibili anche online tramite cloud. Questo comporta dei chiari vantaggi. Ma quale è la scelta migliore? In questo articolo vi presentiamo i vantaggi e gli svantaggi di entrambe le possibilità.

  • On-premise e Cloud: cosa significa?

    Prima di tutto: cosa significa On-premise? E Cloud? Capiamo insieme cosa sono.

    L’On-premise è un modello architetturale in cui le risorse e l’infrastruttura IT sono di proprietà del cliente finale. L’utente acquisisce una serie di licenze e installa il software sui propri server. È il modo tradizionale di implementazione del software.

    In questo caso non ci sono dipendenze da alcun provider esterno e non è strettamente necessaria una connessione ad Internet per operare. Tuttavia, non è possibile accedere al programma da qualsiasi posizione o dispositivo.

    L’aggiornamento del software e la sua manutenzione tecnica dipendono dal cliente, non vengono eseguiti automaticamente dal fornitore. Il cliente acquista una licenza per ogni utente che utilizzerà il software.

     

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    Grazie al Cloud, invece di acquistare il programma desiderato, installarlo sul proprio computer e finalmente utilizzarlo, si può optare per la sottoscrizione di un abbonamento. Lo sviluppatore ospita il software in un data center e offre agli utenti la possibilità di accedervi. Il proprio computer desktop o portatile crea una connessione, ma nella realtà i processi avvengono all’interno del centro di calcolo. In questo modo tutto quello che serve al proprio hardware è una connessione Internet.

    La manutenzione dell’hardware è affidata al personale specializzato così come gli aggiornamenti dei software, che avvengono senza che l’utente debba occuparsene personalmente e sono immediatamente disponibili. Poiché il software è indipendente dal computer, è possibile accedere al programma da qualsiasi luogo. Non si è legati né al dispositivo né al luogo di lavoro.

    Ora che sono chiari i significati di On-premise e Cloud, confrontiamo le due soluzioni.

  • ERP On-premise vs ERP Cloud: le differenze

    Vediamo le differenze tra un Gestionale ERP in cloud ed uno on-premise in base alle loro caratteristiche tecniche e funzionali.

     
    Diritti di utilizzo
    • On Premise: la licenza acquisita fornisce un diritto perpetuo, sebbene limitato alle funzionalità acquisite al momento dell’acquisto, sull’utilizzo del software.
    • Cloud: l’abbonamento consente l’accesso al software su Internet, ma non è previsto alcun trasferimento di diritti. Il servizio consiste in un pagamento basato tipicamente sul numero di utenti contrattati e/o sui moduli acquistati.

     

    Modello di business
    • On Premise: le licenze vengono pagate, in anticipo, una sola volta, il che implica un investimento iniziale più elevato, oltre al costo dell’implementazione progettuale. Il supporto, la manutenzione e gli aggiornamenti vengono pagati annualmente in base al numero di licenze acquistate.
    • Cloud: l’utilizzo del software viene pagato con un abbonamento mensile o annuale che comprende il costo di utilizzo dell’infrastruttura e dei servizi, la manutenzione, il supporto e gli aggiornamenti successivi. Esistono diversi metodi di pagamento a seconda del livello di servizio contrattato e del livello di urgenza per fornire il servizio. Va inoltre aggiunto il costo una tantumdel progetto implementativo.

     

    Modello di costo
    • On Premise: l’investimento iniziale delle licenze è elevato e richiede uno sforzo finanziario significativo. Oltre a ciò, ci sono da tenere in conto i costi di implementazione ed i costi ricorrenti per la manutenzione, per gli aggiornamenti e le patch, per l’infrastruttura hardware e software imputata ed il personale IT dedicato. Ogni singola voce elencata è un costo che potrebbe esplodere se non controllato per bene.
    • Cloud: l’abbonamento consiste in un pagamento costante che include i costi di installazione, manutenzione e infrastruttura, i backup, gli aggiornamenti e le patch. Gli importi degli abbonamenti sono superiori ai costi di manutenzione On Premise, ma non richiedono investimenti iniziali se non l’implementazione progettuale.

     

    Amministrazione IT
    • On Premise: le aziende che investono in sistemi in sede hanno reparti IT o manager, interni o in outsourcing, responsabili della manutenzione dell’infrastruttura e della garanzia del livello di servizio.
    • Cloud: i fornitori di servizi Cloud assumono gran parte dei compiti di amministrazione, aggiornamento, sicurezza, ecc.

     

    Disponibilità ed accessibilità delle informazioni
    • On Premise: Le informazioni risiedono sui server locali e quindi sarà cura dell’azienda garantirne l’accessibilità e la disponibilità tutte le volte che è necessario. Tipicamente, non richiedendo una connessione internet, non sempre le informazioni sono disponibili da tutti i dispositivi ed in ogni momento.
    • Cloud: il fornitore di servizi ha i dati sui propri server e l’azienda vi accede in base ai termini del contratto. I dati sono di proprietà dell’azienda cliente e sono disponibili in ogni momento da qualsiasi dispositivo.

     

    Sicurezza e privacy
    • On Premise: Tutte le pratiche di sicurezza e livelli di privacy sono esclusivamente in capo all’azienda stessa che deve sempre essere aggiornata sulla protezione dei propri sistemi.
    • Cloud: I provider tendono ad avere buone condizioni di sicurezza per server e dati perché lavorano con volumi elevati di informazioni. È sempre buona norma per il cliente mantenere uno standard alto di sicurezza.

     

    Scalabilità del sistema
    • On Premise. la scalabilità in questo caso vuol dire acquisire nuove licenze o aggiornamenti che includano questi vantaggi, con il costo economico e logistico che ciò implica. Inoltre, i processi sono irreversibili, le dimensioni non possono essere ridotte una volta che l’installazione è stata appaltata.
    • Cloud: il servizio consente di adattarsi alle esigenze del cliente in ogni momento. Aumentando o diminuendo il numero di utenti oppure richiedendo od eliminando alcuni moduli, l’azienda può facilmente adattare il software gestionale alle sue specifiche esigenze.

     

    Aggiornamenti e patch
    • On Premise: gli aggiornamenti e le patch dovrebbero essere eseguiti dal responsabile dei sistemi oppure da consulenti esterni, rendendo il processo più lento a seconda del numero di utenti, della struttura dell’organizzazione e delle posizioni degli utenti.
    • Cloud: i sistemi vengono aggiornati automaticamente dal provider in maniera automatica e per tutti i suoi clienti, il che facilita la possibilità per il cliente di adottarli o meno nel momento in cui ne ha bisogno. Anche le patch vengono rilasciate appena sviluppate e diffuse su tutti i sistemi.
  • Vantaggi e svantaggi degli ERP Cloud

    La sicurezza è spesso la principale preoccupazione per i potenziali acquirenti di ERP. Non c’è da stupirsi, considerando le informazioni critiche archiviate in un sistema ERP, inclusi dati finanziari aziendali, segreti commerciali aziendali, informazioni sui dipendenti, elenchi di clienti e altro ancora.

    Ma mentre gli acquirenti una volta erano diffidenti riguardo alla sicurezza del software basato su Cloud, molti oggi si stanno redimendo. I fornitori di cloud affidabili hannostandard rigorosi per mantenere i dati al sicuro. Per alleviare ulteriormente le preoccupazioni, i potenziali acquirenti possono richiedere un controllo di sicurezza di terze parti. Ciò può essere particolarmente utile se il fornitore è meno conosciuto.

    La maggior parte dei sistemi in Cloud consente una facile accessibilità sia da mobile che da desktop e molti offrono persino app mobile native. Ma questa facilità di accesso si accompagna anche a maggiori considerazioni sulla sicurezza, soprattutto se i dipendenti accedono ai file aziendali sui propri dispositivi mobili personali.

    Allo stesso modo, più accessibilità significa meno personalizzazione e gli ERP cloud offrono meno flessibilità per le aziende che cercano di adattare il proprio sistema ai contenuti aziendali. Ma le organizzazioni con esigenze meno specializzate, come le società di consulenza generale, possono cavarsela senza problemi con le funzionalità predefinite di un sistema cloud.

    Gli ERP cloud sono quindi più adatti per le piccole e medie imprese che cercano costi iniziali inferiori, stabilità del sistema e facilità di accesso.

  • Vantaggi e svantaggi degli ERP On-premise

    In generale, i sistemi on-premise sono molto più facili da modificare. La capacità di personalizzare le proprie esigenze e requisiti specifici è fondamentale per molte organizzazioni, soprattutto in settori di nicchia, come i produttori specializzati con processi unici.

    Gli ERP on-premise offrono un maggiore controllo nelle mani dell’organizzazione, inclusa la sicurezza dei suoi dati. È quindi essenziale che un’azienda sia in grado di salvaguardare le informazioni più sensibili di un ERP.

    L’accessibilità mobile può rappresentare un problema per le distribuzioni on-premise.

    Inoltre, sono più adatti per le aziende più grandi con budget più elevati, il desiderio di personalizzare le operazioni di sistema e l’infrastruttura esistente per ospitare, mantenere e proteggere i dati ERP.

     

    Ricapitolando, ecco una pratica tabella di confronto per entrambe le opzioni di implementazione:

     

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  • On-premise o Cloud? Dipende!

    Quando si tratta di scegliere un nuovo sistema ERP, ci sono tante opzioni da tenere in considerazione ed in questo articolo abbiamo visto le principali differenze tra ERP Cloud ed on-premise.

    I modelli Cloud hanno reso questo software più accessibile per le PMI, sebbene questi sistemi presentino alcuni inconvenienti, come una personalizzazione più limitata.

    Al contrario, i sistemi ERP on-premise offrono vantaggi in termini di personalizzazione e controllo, ma sono più costosi e molti non supportano i dispositivi mobili. Questo può essere problematico per i piccoli acquirenti ma, come di solito accade, dipende dalle esigenze specifiche della singola attività.

    Ma quindi è meglio un gestionale ERP On-premise o Cloud? La risposta è: dipende! In questo articolo abbiamo analizzato diversi fattori di cui tenere conto per affrontare tale scelta, ma ce ne sono diversi altri. Spesso per capire quale sia la soluzione migliore è necessario affidarsi agli esperti di settore.

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