Infinity DMS - Software per la Gestione Documentale

  • Il Software per una Gestione Documentale innovativa ed efficiente

     
     
    Il Document Management System (DMS), chiamato anche Sistema di Gestione Documentale, è uno strumento fondamentale per gestire la redazione, condivisione e archiviazione dei documenti, vero patrimonio informativo di un’organizzazione e dunque asset strategico per eccellenza.

     

     

  • Il software DMS consente di:

    • Eliminare i tuoi archivi cartacei, conservando i documenti a valenza fiscale e tributaria;
    • Evitare di perdere documenti importanti o di stamparli più volte;
    • Scannerizzare tutti i documenti in maniera massiva e avere l’intero archivio digitale;
    • Avere accesso immediato ai documenti archiviati e possibilità di recuperarli rapidamente.
  • Cosa ottieni:

    • Documenti e informazioni sempre accessibili
    • Interfaccia Web utilizzabile via Internet/Intranet
    • Cresce l’automazione dei processi documentali in ufficio
    • Riduzione del costo di gestione del singolo documento e dei tempi dedicati alla sua gestione

  • Perchè usare il software DMS

    • Aumento dell’efficienza dei processi di condivisione e distribuzione dei documenti
    • Scansione massiva dei documenti
    • Dematerializzazione dei flussi cartacei
    • Automazione e controllo dei processi
    • Miglioramento della produttività
    • Ottimizzazione e riduzione di tempi, costi e risorse
    • Collaborazione tra utenti interni e esterni
    • Condivisione del patrimonio informativo
  • Funzionalità di Infinity DMS

    Acquisizione via browser di file e documenti in qualsiasi formato di dati:
    • per singolo documento

    • in maniera massiva tramite etichette autoadesive o codici a barre (tecniche OCR)

    • attraverso funzioni di upload o scannerizzazione dei documenti cartacei

    Protocollazione dei documenti in ingresso/uscita:
    • attribuzione numerazione progressiva

    • invio del documento sulla scrivania elettronica di uno o più utenti.

    Classificazione dei documenti in base a classi documentali create dall’utente
    • Informazioni organizzate in contenitori a più livelli

    • Definizione dell’abilitazione all’accesso ai documenti, per garantire sicurezza

    • Possibilità di “collegare” i documenti tra loro rendendo visibile la relazione fra gli stessi

    Ricerca con funzionalità avanzate dei documenti archiviati attraverso Infinity Search il motore di ricerca interno
    • Per contenitore logico di appartenenza (cartella)

    • Per attributi e metadati, descrizione, classi documentali, parole-chiave, autore ecc.

    • Per relazioni con altre entità applicative (clienti, fornitori, prodotti ecc.)

    • Per libera ricerca nel contenuto

    Anteprima documenti
    • Infinity DMS converter per converte i file in formato PDF

    • Possibilità di consultare qualsiasi tipo di documento in formato Microsoft Office e OpenOffice

    Gestione di versioni e revisioni dei documenti
    • Documento reperibile ad ogni stadio di evoluzione: tracciabilità delle modifiche effettuate nel tempo dai vari soggetti

    Funzione di Check In/Check Out
    • Gestione simultaneità d’accesso allo stesso documento da parte di più utenti

    Condivisione
    • Accesso a cartelle condivise profilate

    • Avvisi sulla MyDesk dell’utente

    • Notifiche automatiche via email o SMS

    • Liste automatiche di distribuzione

    • Protocollazione e contemporanea distribuzione del documento ricevuto

  • Vuoi approfondire il Document Management System?

     
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